Microsoft Teams har för många av oss blivit vårt nya ”digitala kontor”. Det är här vi jobbar ihop, delar dokument med varandra och umgås socialt. Just därför är Teams den ultimata platsen för lärande. I den här videobloggen får du 10 tips för hur du kan optimera lärande i Teams.
Innan vi går in på de tio tipsen, bjuder vi in dig bakom kulisserna. Låt oss presentera den slipade affärsmannen Rich Daniels. Rich är i full färd med att sätta upp en digital skola för sina anställda i Teams. Förbered dig på ett gott skratt..
Innan du sätter i gång med en ”digital skola” eller lanserar ett utbildningsinitiativ i Microsoft Teams är det viktigt att ha en ordentlig plan. Se till att definiera roller, ansvar, ambitionsnivå och tidsram. För att lyckas med lärande i Teams är det absolut inget krav att vara en stor organisation med en dedikerad avdelning som ansvarar för internutbildning. Utbildning bör vara en integrerad del i alla organisationer, oavsett storlek, och att integrera lärande som en del i Teams är inga konsigheter. Med det sagt måste någon trots allt ansvara för att leda det hela.
Microsoft Teams har i mångt och mycket utvecklats till själva definitionen det ”digitala kontoret”, där vi inte bara “går till jobbet” utan även umgås mellan möten, efter jobbet o.s.v. Det är också därför Teams är den perfekta platsen för lärande. Om ni är en större organisation kan det vara lämpligt att skapa ett dedikerat team för lärande. Det ger ett mer strukturerat samtal kring utbildningsfrågor och lärande.
Om ni är en mindre organisation kan det vara bättre att skapa en dedikerad kanal för lärande i ett team som innefattar hela organisationen.
Förutom att ha en central plats för hela organisationen bör ni även uppmuntra team-ägare på olika avdelningar att skapa en dedikerad kanal för lärande i varje team. Ju närmre man kommer den dagliga verksamheten för teamet, desto mer socialt och givande blir lärandet.
Utöver att dela lärande som kanalinlägg kan du även använda flikar för att dela olika kurser. Det kan vara en flik med en länk till en extern webbplats, en Stream-video, en länk till en kurs eller en artikel på ert intranät.
Sättet vi lär oss på idag är väldigt flytande. D.v.s. vi lär oss av vem som helst, oavsett vart de befinner sig. Se därför till att nyttja utbildningsinnehåll från olika källor, såsom bloggar, vloggar, webbinarium, artiklar, podcasts, TED talks o.s.v. Ni kan dessutom ta del av de många kurser och utbildningsplattformar som finns tillgängliga numer, såsom LinkedIn Learning – eller samarbeta med mer specialiserade utbildningspartners – som Storyals!
Några av de viktigaste sakerna att lära sig är sånt som våra kollegor eller andra personer runt omkring oss redan vet. Så uppmuntra medarbetare att skapa eget utbildningsinnehåll. Det behöver inte vara en avancerad mediaproduktion med green screen (som Rich i vårt intro). Det kan helt enkelt vara ett inspelat Teamsmöte. Det finns så många verktyg tillgängliga i Microsoft 365 för att skapa utbildningsinnehåll, exempelvis PowerPoint och Sway. Jag är personligen ett stort fan av Microsoft Whiteboard! Forms är också bra för att skapa formulär för att testa förståelse efter en kurs. Oavsett om ni skapar eget utbildningsinnehåll eller delar det från någon annanstans så måste ni tänka på mottagaren, d.v.s. vem är lärandet till för? Ni behöver också tänka på materialets livslängd, d.v.s hur länge håller det? Är utbildningsinnehållet kontinuerligt uppdaterat? Ni vill inte att era anställda ska slösa bort tid på saker som inte längre är relevanta.
Alla behöver inte lära sig allting. Med dagens enorma mängder information är det viktigare än någonsin att vi hjälper medarbetare navigera och prioritera vad de behöver lära sig. För att göra det måste man sätta upp tydliga målgrupper och rikta lärandet. Det kan göras på ett antal olika sätt; genom att använda Active Directory, Microsoft 365-grupper, eller genom att använda taggar i Teams. Genom att skapa en tagg i Teams, kan du enkelt omnämna gruppen direkt i kanalen för att rikta lärandet till just dem.
Även om vi pratar om att göra Microsoft Teams till den ultimata platsen för lärande betyder det inte att vi ska bortse från potentialen i SharePoint. Med investeringarna Microsoft gör i Viva Connections blir integrationen av SharePoint och Teams bara bättre och bättre. Jag rekommenderar varmt att ni skapar en attraktiv landningssida för lärande i SharePoint som ni länkar till i ert team. Det ger era medarbetare en visuell och inspirerande portal för lärande.
Något som Teams är riktigt bra för är att skapa forum för dialog, vilket är en av grundstenarna för allt lärande. Vad har du lärt dig? Vad vill du dela med andra? Vad saknades? Uppmuntra därför en öppen dialog i organisationen!
Man kan göra så otroligt mycket när det gäller lärande direkt i Teams, men för att ta det till nästa nivå rekommenderar jag varmt att ni boostar Teams med dedikerade appar och utbidlningsplatfformar. Jag har jobbat med lärande och learning management system (LMS) i flera år och systemet vi använder för Storyals och våra kunder heter LMS365. Det är ett kraftfullt LMS skapat för Microsoft 365. Med LMS365 kan ni skapa en bred kurskatalog, tilldela kurser till specifika medarbetare eller team, hålla koll på framsteg och utveckling med hjälp av illustrativa instrumentpaneler, skicka automatiska påminnelser till medarbetare som inte har slutfört en kurs, o.s.v. – bara för att nämna några av funktionerna.
Allt fler organisationer använder olika typer av chatt-bottar (eller chat bots som det heter på engelska) för att ge snabb support till sina medarbetare. Detta kan med fördel användas även för lärande! På Storyals jobbar vi med att mata vår chatt-bott Stella med vår samlade kunskap för att hon så småningom ska kunna stå på egna ben.
Slutligen – och kanske det viktigaste tipset – är att ha roligt! Att lära sig ska vara kul! Som människor är vi skapade för att lära oss nya saker. När vi lär oss någonting nytt frigörs dopamin som gör att vi mår bra. Ta inte allting så seriöst – allt behöver inte vara perfekt! Se bara på Rich och prova själv vetja!
– Ulrika Hedlund, grundare Storyals