Sedan 2012 har Svenska Ridsportförbundet strävat efter att hitta nya digitala sätt att arbeta smartare och mer effektivt. De nya digitala arbetssätten behövde anpassas till en verksamhet i ständig förändring och Storyals adaption- och utbildningslösningar visade sig passa som hand i handske.
Med 850 ridklubbar spridda över landet och totalt 100 anställda vid distrikts- och centralkontoren fanns det ett tydligt behov av att använda mer effektiva digitala verktyg för ett smidigare arbetssätt. Verksamheten började använda Microsoft Office redan 2015 men använde bara basfunktionerna. Implementeringen av Microsoft Teams utgjorde en viktig vändpunkt precis innan pandemin bröt ut. Det var nu organisationen hittade Storyals.
Bill Smith, ansvarig för IT och digitalisering, hittade Storyals på YouTube och förstod omedelbart att story-baserat lärande skulle vara helt rätt för verksamheten.
Att ha utbildning som bygger på storytelling och verkliga scenarier passar vårt arbetssätt. Man kan ta del av lärandet var som helst, en modul i taget som små byggstenar. Eftersom personalen redan har fullt upp, och i vissa fall fått mer på sitt bord p.g.a. uppsägningar under pandemin, så passade denna typ av utbildningsmodell bäst för oss, säger Bill.
Svenska Ridsportförbundet använder sig av två tjänster från Storyals. Den första är utbildningslösningen Storyals LMS365, som innehåller en utbildningsplattform (lärplattform) som gör det möjligt för verksamheten att skapa egna kurser, tilldela personalen och följa upp kompetensutveckling direkt i systemet. Organisationen använder också tilläggstjänsten ”Digitalt Gym”, där personalen kan ställa frågor direkt i Microsoft Teams till Storyals produktivitetsexperter och få tips om hur de kan jobba smartare med olika digitala verktyg.
Trots den omvälvande förändring som pandemin drog med sig menar Bill att de var väl förberedda eftersom de hade börjat använda Teams och digitala verktyg i Microsoft 365 redan innan nedstängningen.
Som tur var bestämde vi oss för att gå ”all in” när det gäller Microsoft Teams redan innan pandemin. Så vi var redo när det väl hände. All infrastruktur som krävdes var på plats och övergången var ganska snabb. Vi insåg samtidigt att utbildning skulle vara den avgörande faktorn för att lyckas med förändringsprocessen.
Elin Gustavson började sitt nya jobb som hållbarhetssamordnare under pandemin och säger att det har varit en utmaning att ta sig an en ny roll hemifrån och enbart med en digital arbetsplats. Hon är ändå väldigt imponerad av hur bra det gått och hur stor potential det finns att effektivisera verksamhetens arbete ytterligare med hjälp av Storyals.
De flesta i personalen har avklarat utvalda utbildningsserier från Storyals. Både Bill och Elin är överens om att det interna samarbetet har förbättrats avsevärt tack vare det nya arbetssättet.
Trots att det är svårt att arbeta hemifrån menar Elin att det har fört kollegorna närmare varandra inom den annars så geografiskt utspridda organisationen. Microsoft Teams har gjort det möjligt att ha snabbare och mer frekvent kontakt med varandra oavsett tid och plats.
“Jag tror att vi alla kan skriva under på att vi saknar den sociala biten, och att få komma till sin arbetsplats och inte bara sitta hemma. Däremot är det inte många som säger att “vi måste tillbaka till kontoret för att göra ett bra jobb” eller “ vi måste avvakta med olika projekt för att det inte går som det är nu”. Jobbet rullar på bra och det är ganska häftigt ändå! Säger Elin.
Digitaliseringen har gjort verksamheten mer effektiv. Numer arbetar man i större utsträckning med digitalt innehåll vilket är enklare att distribuera än det tryckta materialet man hade tidigare.
- Det jag har märkt med tiden är att vi arbetar mer centraliserat och som en enhet. Vi producerar mycket mer digitalt material jämfört med för några år sedan, vilket naturligtvis gör arbetet smidigare och håller informationen uppdaterad på ett helt annat sätt, säger Bill.
Han har också märkt hur personalen gräver djupare i sina digitala verktygslådor och blir mer bekväma med de nya arbetssätten.
Det gläder mig att se personalens utveckling och att de insett att det inte är så farligt med digitala verktyg när de väl vant sig vid dem. De inser att det möjliggör ett effektivare arbetssätt, och kanske till och med att ha lite roligt samtidigt, säger Bill med ett skratt.
Just nu funderar Bill på att skapa en mer specifik läroplan i LMS365, skräddarsydd för olika situationer, såsom introduktionskurser för nyanställda.
Den digitala transformation av verksamheten har tagit ett stort kliv framåt, men det finns fortfarande mycket arbete kvar att göra. En viktig framgångsfaktor är att se till att personalen har dedikerad tid, motivation och viljan att lära sig mer om det som finns i deras digitala verktygslådor.
Stöd från ledningen är avgörande i det här fallet. Så att vi inkluderar alla anställda och förbättras som en helhet. Med Storyals LMS365 och det Digitala Gymmet sänker vi tröskeln till lärande och gör det mer tillgängligt för alla, förklarar Bill.
Det som är bra med vår verksamhet att vi har många tävlingsmänniskor och när de väl har tagit sig an något så händer det saker. Det är en dold resurs kan man säga, skrattar Bill. Kan man utnyttja det till sin fördel kan man göra grymma saker med en idrottsorganisation. Det ger oss mer tid i stallet, bättre tillgänglighet och bättre utbildningar. Vi har förstått att vi behöver de här verktygen för uppnå våra mål med verksamheten, avslutar Bill.