Friluftsfrämjandet hittade lösningen för att enklare kommunicera med sina ledare och volontärer. Med hjälp av Teams och Storyals når man ut till över 7 000 eldsjälar landet runt – mer tid i friska luften, mindre tid på kontoret.
De flesta svenskar, unga som gamla, har nog varma minnen av en filur som kort och gott kallas för Skogsmulle. Det är en sagofigur som skapades på 1950-talet av Gösta Frohm, en av Sveriges mest legendariska frilutsledare. Skogsmulle är kärnan i en friluftsskola som riktar sig till barn mellan fem och sju år – ett sätt för dem att lära sig lite grann om djur och natur. Friluftsfrämjandet har arrangerat Skogsmulle sedan 1957.
Men organisationen är mycket äldre än så – Friluftsfrämjandet grundades redan 1892. Målsättningen har alltid varit att få fler svenskar ut i den vackra svenska naturen, bland annat genom guidade turer och aktiviteter för barn och ungdomar. Idag är Friluftsfrämjandet en modern organisation med 108 000 medlemmar och cirka 7000 ledare, som alla är volontärer och arbetar ideellt med olika målgrupper.
- Vårt medlemsantal har växt med 35 % de senaste fem åren. Och i takt med att våra medlemmars liv blir mer digitala och ställer högre krav på sina digitala verktyg så måste vi också hänga med i utvecklingen. Vi har dessutom en välbesökt webbplats, med över en miljon unika besökare per år, säger Erik Ehrner, CTO på Friluftsfrämjandet.
Friluftsfrämjandets webbplats är en upplevelse i sig – snygg, stilren design och enkelt att hitta rätt stig bland fjäll och dalar. Men en stor utmaning för organisationen har varit att kunna kommunicera med sina ledare och volontärer ute i landet på ett lika effektivt sätt. Det varit en hög prioritering för Friluftsfrämjandet att skapa en struktur som underlättar maximalt för dem som osjälviskt lägger ner sin tid på att hjälpa andra ute i naturen. För att tillgodose dessa krav valde man att arbeta med Microsoft 365 och Storyals. Samarbete och kommunikation via Microsoft Teams spelar förstås en stor roll i kommunikationen och effektiviseringen av arbetet.
- Med hjälp av Teams har vi uppnått bättre samarbete över våra 316 lokalavdelningar. Dessutom sparar vi in på resor och många andra kostnader. Vi är bättre koordinerade – det går snabbt att titta i varandras kalendrar och planera in videomöten”, berättar Erik. Tack vare Storyals utbildningsserier, med avstamp i verklighetsbaserade situationer och i en berättarform – storytelling – som engagerar och inspirerar användande, har vi kunnat maximera användandet av Teams bland våra ledare
En annan prioritering för Friluftsfrämjandet var att hitta lösningar som fungerar även när de som jobbar på kansliet inte befinner sig där rent fysiskt och kan svara på frågor. Det var en viktig faktor bakom Friluftsfrämjandets val av Storyals Lite som sin utbildningslösning.
- Syftet är att kunna bygga kunskap hos kollegor som vi nästan aldrig träffar. Våra ideella ledare och förtroendevalda börjar oftast när vi går hem från jobbet, eftersom de gör detta på sin fritid. Det var viktigt för oss att kunna fylla det glappet som uppstod, eftersom de sällan kan fråga någon på kontoret om hur produkterna fungerar. Att Storyals byggt tjänsten så att man kan nå den precis när man själv vill och att den är lätt att ta till sig passar väldigt bra i vår verksamhet, förklarar Erik.
”Att Storyals finns på svenska är också ett måste för oss, fortsätter Erik. Organisationen finns bara i Sverige och har svenska som ”koncernspråk”. Många av våra äldre och nysvenska ledare skulle ha svårt att ta till sig materialet om det skulle vara på något annat språk. Dessutom jobbar vi mycket med inkludering och ett annat språk skulle motverkar det.”
En sak som man kan skulle kunna tänka sig går förlorad med arbete på distans är den sociala kontakten. Men Erik Ehrner berättar att det faktiskt går att vara social via Teams också.
- Vi gjorde ett test nyligen och sade till alla anställda att inte komma till kontoret, och så jobbade vi genom Teams istället. Genom den övningen fick vi kunskap om sådant som folk saknar. Till exempel fikapaus. Men det var ju enkelt att lösa – nu kör vi helt enkelt en 15-minuters digitalfika!
Erik vill poängtera att det är viktigt att användarna får bekanta sig med nya system och funktioner på deras egna villkor.
- Vi ger dem verktygslådan, men det är användarna som vet hur man bygger. Våga lita på dem, ge dem förtroendet att utforska fritt. Till exempel i Teams. Låt dem leka runt och testa systemet. Om man känner att man kan leka med produkten, då gör man den till sin. Då blir det mer naturligt att integrera den i sitt liv.
Med hjälp av Storyals har vi kunnat stötta våra användare i att just integrera Teams naturligt i arbetet. Vi lyckades till exempel köra fem av sex regionsstämmor via Teams tack vare att alla hade förstått hur det funkar och kände sig bekväma att mötas digitalt!
Den digitala resan för Friluftsfrämjandet började kanske med en snygg och användarvänlig webbplats, men med Teams och Storyals har man tagit det till en helt ny nivå, där ledarna kan jobba smartare och samtidigt få mer tid till det de gillar mest – att vara i naturen.