I blogginlägget ”Så här lyckas ni med Microsoft Teams” nämnde vi att man bör föregå med gott exempel och att det är bra att komma överens om några gemensamma ”Husregler”. Vi har sedan dess utvecklat dessa regler, och även inkluderat en del om vad de olika reaktionerna – eller helt enkelt emojis – i Microsoft Teams betyder. Det sista man vill är att dessa emojis leder till missförstånd! Ladda gärna ner och kopiera dessa regler och justera dem så de passar just ert team och lägg upp dem via en flik i er kanal. Det blir bäst om man implementerar dem som en SharePoint-sida, men du kan även använda en flik med ett Word-dokument (om du vill att det ska vara enkelt att redigera) eller ett PDF-dokument.
Vi väljer vi att använda Microsoft Teams för all kommunikation och allt samarbete relaterat till vårt arbete. Vi hjälper och uppmuntrar varandra så att vi gemensamt kan se till att den information vi behöver för vårt arbete finns tillgängligt i Teams. Vi använder enbart e-post för konversationer med externa parter, eller för officiell kommunikation där vi behöver tidsstämpel och en garanti på att inget kan ändras i efterhand.
Ingen gillar ett tyst och tomt hus. Vi kommer överens om att engagera oss så mycket som möjligt. Vi uppmuntrar varandra att bidra genom att föregå med gott exempel och dela med oss av oss själva.
Om du är van vid e-post är du säkert mån om att försöka minimera mängden e-post för att inte ”spamma” dina kollegor. Med Teams är det precis tvärtom. Vi som medarbetare väljer själva vad vi lyssnar på så du kan inte ”överkommunicera”.
Att vi kan se varandra är jätteviktigt för vårt samarbete. Vi kommer överens om att ha på video närhelst det är möjligt. Sitter du hemma och inte vill visa din sköna men fula soffa kan du välja en annan bakgrund i Teams. Du kan antingen välja att göra din bakgrund suddig så att den inte syns, välja en av Teams bakgrunder eller ladda upp en egen bakgrundsbild. [Tips här är att lägga till en länk på en bakgrundsbild med er företagslogga som ni alla kan använda]. Om du inte känner dig bekväm med att vara framför kameran, använd din avatar!
Vi kommer överens om att hålla konversationer om allt som kan vara av intresse för andra i teamskanalen – inte i privata chattar. Hela idén med Teams är att vi vill hålla en öppen dialog. Om du använder gruppchattar för kommunikation istället för kanalinlägg skapar du silor inom arbetsgruppen. I vårt ”hus” vill vi att alla ska kunna lyssna och delta i varandras konversationer. Vi vill inte att personer ”viskar bakom stängda dörrar”.
Gruppchattar är bra för saker som inte ger värde till de utanför chatten. Exempelvis: ”Fastnat i tunnelbanan”, “Blir sen” eller “Lunch någon?”.
Vi kommer överens om att bara använda privata kanaler i de fall informationen är känslig eller konfidentiell och inte är ämnad för andra i arbetsgruppen.
Detta är uppenbart, men fortfarande bra att ha som en av våra husregler. I Teams har du väldigt många sätt att visa uppskattning – genom att använda: reaktioner (emojis), GIFar, klistermärken, memes, och mycket mer. Vi visar respekt och uppmuntran gentemot varandra.
Reaktioner, eller emojis ger en snabb och effektiv återkoppling. Det är i mångt och mycket ett eget universellt språk och för att inte skapa förvirring behöver vi vara överens om vad de olika reaktionerna betyder.
Det betyder inte = Godkänt. Kör på. Bekräftat. Gör det. Köp det.
Det betyder inte = Något opassande.
Ladda gärna ner ett exemplar av Husregler för Microsoft Teams. Ni kan använda dem som inspiration när ni skriver era egna eller kopiera rakt av om ni verkligen gillar dem! Kom dock ihåg att för att få största möjliga genomslag är det bra att husreglerna är era egna och att ni kommer överens om dem gemensamt inom arbetsgruppen.