För att lyckas i karriären så måste du synas och berätta för andra om ditt arbete. På en traditionell arbetsplats innebär det att umgås med folk och berätta för dem om dina framsteg. På den digitala arbetsplatsen syns man genom att dela information online. Att dela information – även om det bara handlar om ett pågående projekt – signalerar till andra att du är engagerad och motiverad. Men innan du tar steget och börjar dela så måste du städa upp bland dina digitala konton och publika profiler online.
I det föregående avsnittet av vlogg-serien ”Så lyckas man på den digitala arbetsplatsen” pratade vi om att visa upp sig från sin bästa sida – med andra ord, hur man snyggar till sin digitala profil. Vi talade om vikten av en bra profilbild och att man har aktuell information om sig själv på profilsidan – vare sig det handlar om LinkedIn eller företagets intranät.
I det här avsnittet kommer vi att prata om att dela information online. På en traditionell arbetsplats är den som sitter på mest information också den mest värdefulla tillgången för företaget. På den digitala arbetsplatsen växer man genom att dela med sig av sina kunskaper. Detta handlar dock inte om att skicka bilder från barnkalas eller semesterbilder till kollegor. Innan du börjar dela information, följ dessa tips om hur man städar upp bland sina digitala konton.
För det första måste du tydligt skilja på din privata och din jobbrelaterade information. Och med information menar jag all kommunikation, såsom e-post och meddelanden, dokument, foton, anteckningar och annan digital information som du har. Det enklaste sättet att göra detta på är att ha två separata konton – ett som du använder i jobbet och ett som du använder privat.
Det är helt upp till dig var du vill skapa ditt privata konto – jag har skapat ett Microsoft-konto som jag använder för personlig e-post, Skype-konversationer med vänner och familj, OneDrive där jag lagrar alla mina filer i molnet, mina personliga anteckningsböcker som jag har i OneNote och så vidare. Du kan skaffa detta gratis genom att skapa ett Microsoft-konto här.
För jobbet har jag ett Microsoft 365-konto. Här har jag min jobbmejl och massor av appar och digitala tjänster såsom Microsoft Teams, OneDrive för företag och SharePoint Online för fillagring, OneNote för alla mina jobbrelaterade anteckningar o.s.v. Det finns flera versioner av Microsoft 365. Här hittar du några av de olika paketen och kostnaderna.
På en traditionell arbetsplats åker folk in till kontoret, jobbar på den stationära jobbdatorn och går sedan hem och sköter privata ärenden på sina egna enheter. Men på den digitala arbetsplatsen är gränsen mellan det privata och jobbet suddig. Många organisationer har en policy om att man får ta med sin egen enhet (på engelska s.k Bring Your Own Device) – vilket innebär att du kan använda din privata dator på jobbet. Många appar (som till exempel Outlook) stöder användningen av flera konton. Det innebär att man kan jobba på en enhet och enkelt växla mellan privata konton och jobbkonton.
För att lättare kunna skilja mellan kontona rekommenderar jag att man använder två separata profilbilder. På så sätt kan man snabbt se vilket konto som används och man undviker misstag.
När du har skapat en bra struktur för privata och jobbrelaterade konton är det dags att städa upp bland dina filer. Många jag känner har massor av dokument på skrivbordet – både privata och jobbrelaterade.
Med en tjänst som OneDrive kan du ha en lokal kopia av dina filer på hårddisken samtidigt som de synkroniseras mot molnet. Att ha filerna i molnet innebär att man kan komma åt informationen var som helst på vilken enhet som helst. Det betyder också bättre kontroll över hur man delar information. Jag vet att det är lite jobbigt, men se till att du tar dig tid att rensa bland dina filer. Jobbrelaterade filer ska lagras under ditt jobbkonto och privata filer under ditt privatkonto. När dessa har synkroniserats med molnet kan du enkelt komma åt dem på din mobil genom att växla mellan ditt jobbkonto och ditt privata konto – eller på datorn genom att helt enkelt logga in på respektive konto.
Att dela information på den digitala arbetsplatsen innebär inte att skicka e-postbilagor till medarbetare. Även om det fortfarande finns scenarier där det kan vara motiverat så är det inte en bra metod. En bilaga ger bara en stillbild av filen – den blir föråldrad så snart ändringar görs i originaldokumentet. Dessutom vet du inte vem som är intresserad av eller som kan dra nytta av informationen – nu och i framtiden. Så istället för att skicka ut information, gör den tillgänglig så att dina medarbetare kan hitta den. Men innan du börjar dela måste du förstå hur delning och behörigheter fungerar.
I Microsoft 365 är den bästa metoden att spara team- eller projektrelaterade filer i ett SharePoint-bibliotek. I allmänhet – såvida det inte handlar om känslig information – rekommenderar jag att man gör informationen tillgänglig för alla i organisationen – inte bara medlemmarna på webbplatsen. På så sätt ökar man öppenheten och begränsar risken för dubbelarbete.
Man kan använda OneDrive for Business för jobbrelaterade filer som inte är kopplade till ett specifikt projekt. Standardinställningen är att alla filer som sparas i OneDrive for Business bara är tillgängliga för dig. Här rekommenderar jag att du skapar en mapp som kallas ”Delad” där allt görs tillgängligt för dina medarbetare. Om informationen inte är konfidentiell eller begränsad till särskilda personer så bör du använda den här mappen för att spara dina dokument.
För att det ska kännas bekvämt att dela måste man känna att man har kontroll över informationen. Man måste också förstå hur andras kan få åtkomst till den.
Om du delar filer med OneDrive for Business eller SharePoint i Microsoft 365 är de tillgängliga för de personer som du har gett behörighet. Om de söker på ett specifikt nyckelord som finns i ditt dokument så kan de se filen i sökresultatet. De kan också söka efter dig som person för att se den information du har delat. Intelligenta verktyg i Microsoft 365, som Delve, gör det ännu enklare att hitta relevant information (förutsatt att man har behörighet till den).
Kom ihåg att du alltid har kontroll över din information. Du kan när som helst ändra behörighetsinställningarna för ett dokument för att begränsa vem som har åtkomst till det.
Jag hoppas att dessa fem tips för att städa upp och hantera dina digitala konton kommer till nytta när du ger dig ut på den digitala arenan. Lycka till!
– Ulrika Hedlund