Under de senaste månaderna har vi sett en explosionsartad ökning i användandet av moderna verktyg såsom Microsoft Teams. Det är lite lustigt (och irriterande) att det skulle krävas en global pandemi för att en majoritet av användarna skulle se fördelarna med att använda detta produktivitetshöjande verktyg. Men, hursomhelst! Det som är viktigt nu är att alla organisationer får ut så mycket som möjligt av denna positiva trend, och att fler blir aktiva användare. Den 2 juni i år stod Storyals värd för ett webinarie på just detta ämne, ”Vässa ert digitala ledarskap”, där vi bjöd in Microsoft Sveriges HR-chef Helena Sjöberg, till ett Teams Live-event online. Om ni missade webinariet kan ni se det i sin helhet här. Eller så läser ni blogginlägget nedan för en sammanfattning.
Vikten av Digitalt Ledarskap
I dagens uppkopplade, virtuella samhälle är det viktigare än någonsin med digitalt ledarskap. Detta är någon organisationer måste investera i för att fortsatt vara konkurrenskraftiga. När vi pratar om digitalt ledarskap är det viktigt att poängtera att detta inte bara rör personer med ledande befattningar inom en organisation. Vem som helst kan demonstrera digitalt ledarskap, oavsett befattning, ålder eller erfarenhet. Det viktiga är att det är en del av er organisations strategiska satsningar.
Följande 5-stegsmodell kan användas som ett ramverk inom er organisation för att driva digitalt ledarskap. Tveka inte att använda och dela!
1. Inspirera era anställda
För att användare ska se kunna se vad som är möjligt och uppmuntras att prova nya saker så måste de också inspireras. Det kan de göra genom att delta i evenemang eller webinarier, titta på videoklipp online eller genom att se någon de känner göra något nytt. Personligen får jag inspiration från olika evenemang, som Microsoft Inspire och Ignite. Jag får också inspiration från andra experter via LinkedIn, via bloggar och olika online-konferenser. Vissa i din organisation kommer att ha ett naturligt driv att vilja lära sig nya sätt att jobba smartare med hjälp av digitala verktyg och de kommer hitta inspiration på egen hand. Men andra måste få lite hjälp på traven. Oavsett om ni ni har ett initiativ för att öka den digitala kompetensen inom ert eget team, avdelning eller hela företaget, bör ni tänka igenom olika sätt att sprida inspirerande exempel. Ni kanske har exempel på någon som har utfört en fantastik online workshop med appar som exempelvis Microsoft Whiteboard? Ni kanske har ett bra exempel från en avdelning som har förbättrat teamwork genom att gå över från e-post till att kommunicera via kanaler i Teams? Ni kanske har haft ett Teams Live Event för en stor publik som ni kan dela lärdom av för att inspirera andra? Försök hitta olika berättelser och dela med er av dem. Om ni inte hittar dem internt – bjud in inspirerande talare!
Ett annat initiativ som Helena Sjöberg, HR-chef på Microsoft Sverige, tog upp i vårt webinarie är att skapa program för ”omvänt mentorskap”. Ett program där era nyanställda blir mentorer för de som varit anställda länge, för att ge dem nya perspektiv på hur ny teknik kan användas. Det finns definitivt ett stort gap när det gäller relationen och nyttjandet av teknik mellan olika generationer. Jag brukar ofta visa den här videon ”A Millennial Job Interview” från Dream Reach Media för att belysa detta.
2. Bygg digitala muskler
När användare har blivit inspirerade och är sugna på att anamma nya, smartare sätta att jobba på, behöver de få den kunskap de behöver för att genomföra förändringen. Att se någon genomföra en fantastisk workshop via Microsoft Teams är inte samma sak som att göra det själv. Att använda Microsoft Teams för chatt och online-möten kommer ganska naturligt för de flesta (särskilt de som är vana vid Skype för företag), men att samarbeta i digitala team i Microsoft Teams är en helt annan sak. Här måste användare verkligen lära sig nya färdigheter gällande hur man kommunicerar med varandra genom att använda omnämnanden, hur man kan stänga av irriterande gruppchattar och hur man ändrar inställningarna för notifieringar så att man inte hela tiden blir störd. Många användare jag kommer i kontakt med har ingen aning om de många fantastiska Office-apparna som de har tillgång till i Microsoft 365. Appar som definitivt kan hjälpa dem arbeta på nya, moderna sätt. Visste du till exempel att du kan skapa riktigt coola digitala ”broschyrer” eller nyhetsbrev i Sway? Visste du att du snabbt kan samla in och visuellt sammanställa information via online-undersökningar med Forms? Att du kan hantera hela arbetsgruppens tilldelade arbetsuppgifter i Planner, eller få en sammanfattad vy över alla dina egna uppgifter i To-Do-appen?
För att bygga digitala muskler måste du ge dina användare den nödvändiga kunskap de behöver för att kunna arbeta smartare. Det spelar ingen roll om detta görs via onlinekurser, individuell coachning eller seminarier, men det måste göras om du vill driva digitalt ledarskap. Vi på Storyals erbjuder många olika alternativ för att hjälpa organisationer bygga digitala muskler (om er organisation har investerat i Microsoft 365-abonnemang). Ett mycket prisvärt alternativ är vårt ”Digitala Community Gym”. Det är ett utbildningsprogram för hela organisationer eller mindre team och avdelningar inom en organisation (dock minst 50 användare). Programmet genomförs digitalt via Microsoft Teams. Användarna får tillgång till Storyals unika story-baserade, digitala utbildningslösning, kombinerat med kontinuerlig vägledning av våra produktivitetsexperter. Användarna får tips, goda exempel, inspiration och kunskap via online-möten, samt svar frågor relaterade till hur man jobbar smartare med Office-apparna i Microsoft 365. Kontakta oss om du vill veta mer om hur det fungerar!
När ni implementerar program för att bygga digitala muskler, glöm då inte att göra det till en integrerad del av introduktionsprocessen för nyanställda. Det är grundläggande att era nya medarbetare behärskar de verktyg som de förväntas använda i sitt dagliga arbete.
3. Definiera ert arbetssätt
När era projektledare, avdelningschefer och andra teamledare vet hur de ska använda de olika verktygen de har tillgång till för att jobba smartare, så måste de också definiera för sig själva hur de vill arbeta i arbetsgruppen. Är det vettigt att skapa ett team i Microsoft Teams för all kommunikation och sluta använda intern e-post? Om så är fallet, vilka kanaler behövs för att kommunicera effektivt? Arbetar ni med dokument som ett stort antal personer, både inom och utanför er organisation ska kunna komma åt och redigera? I så fall är det kanske bättre att sätta upp en SharePoint site och jobba med dokumenten där? Skulle det vara vettigt att använda Planner för att hålla koll på gruppens arbetsuppgifter?
Utvärdera vad som fungerar bäst och definiera sedan arbetssättet. Detta behöver inte vara skrivet i sten, men du måste fatta ett beslut och sen hålla fast vid det. Det är verkligen kontraproduktivt att använda e-post en dag, ett kanalinlägg i Teams om samma ämne dagen efter, samt notera vad alla ska göra i diverse olika appar.
För ett par år sedan bestämde jag mig för att vi helt skulle övergå till Microsoft Teams för all intern kommunikation och samarbete inom vårt företag. Jag bestämde att jag bara skulle använda e-post för extern kommunikation med partners och kunder. Våra yngre medarbetare anammade detta direkt (eftersom de inte hade någon större erfarenhet av Outlook sedan tidigare), men det var svårare för våra mer erfarna kollegor. Men när de insåg fördelarna blev de snabbt goda ambassadörer!
Det tog längre tid för mig att gilla Planner. Men jag blev inspirerad när jag såg en produktchef från Microsoft visa hur hon använder Planner för att veckoplanera teamets arbetsuppgifter. Jag bestämde mig för att ge det en andra chans. Nu använder vi Planner flitigt för att hålla reda på alla våra olika arbetsuppgifter och för att säkerställa att saker och ting inte faller mellan stolarna. 
Om du har nyfikna ledare som, precis som jag, gillar innovation, kommer de sannolikt att plocka upp och genast börja använda de senaste verktygen just bara för att de är nya. Men det som är viktigt att poängtera att dessa nyfikna personer bara är en bråkdel av användarna. Detta är på ett mycket roligt sätt fångat av Malin Wigners i hennes illustration av livscykeln för hur vi tar till oss teknologi.
Kom ihåg att det tar tid och energi att ändra människors beteende, och ibland är förändring inte alltid till det bättre. När jag, med min nyfunna kärlek till Planner, föreslog att vi skulle ändra vår sociala medieplanering från OneNote till Planner, så ställde vår kommunikationschef den mycket relevanta frågan – varför? Eftersom fördelarna inte övervägde insatsen som skulle krävas för att ändra vårt invanda arbetssätt, så behöll vi vår ”gamla” process med att hantera alla aktiviteter i OneNote.
4. Kommunicera ”hur vi jobbar”
När du väl har bestämt dig för hur du vill arbeta måste du tydligt och upprepade gånger kommunicera detta till ditt team. En av de största utmaningarna för många användare idag är att de arbetar med många olika projekt i flera olika team. Att ändra – inte bara gruppmedlemmar och uppgifter, utan också arbetsmetod – ökar stressen. Se till att ledare tydligt kommunicerar vad som förväntas av arbetsgruppen gällande arbetsmetod. När jag bestämde mig för att flytta all vår interna kommunikation och samarbete till Teams satte jag upp några riktlinjer, våra så kallade Teams ”House Rules”. Du kan lära dig mer om dessa och också ladda ner en kopia (på engelska) här. 
I dessa riktlinjer fastställer vi hur vi jobbar ihop – till exempel kom vi överens om att använda kanaler för internkommunikation, inte e-post. Vi kom överens om att ha våra kameror på under möten och att vara stödjande och engagerade genom att använda reaktioner (gillar, älskar, skrattar), osv. I var och en av kanalerna har vi en beskrivning ”Om den här kanalen” så att användarna vet vad den är till för och hur den ska användas. Förutom dessa skriftliga riktlinjer så jobbar vi alla ständigt med att påminna, uppmuntra och utbilda varandra.
5. Utvärdera och förbättra
Det enda som är säkert är att allt förändras. Särskilt när det gäller digitalt ledarskap. Microsoft presenterade nyligen ett antal spännande teknologiska förbättringar under konferensen Build 2020. Ett exempel är Microsoft Listor – dynamiska online-listor som används för att visuellt kunna följa information i kundlistor, produktlistor, problemlistor, åtgärdslistor osv.
Det annonserades även en rad spännande nyheter om Teams, bland annat möjligheten att kunna definiera mallar för team i Microsoft Teams så att man inte behöver ”återuppfinna hjulet” och skapa kanaler och flikar varje gång man vill skapa ett team för ett nytt projekt eller ny avdelning. Detta är bara några få exempel på många av de spännande innovationer som kommer möjliggöra för oss att jobba smartare.
För att kontinuerligt vässa era digitala färdigheter måste ni också regelbundet justera och finslipa era arbetssätt och de verktyg ni använder. Men för att göra det måste ni bli inspirerade och prova nya saker – och där börjar cykeln om igen! 