Uppdaterad 26 april, 2023
Microsoft Teams är inte en ny produkt, men det råder fortfarande viss förvirring om vad det är och hur det kan förbättra arbetsplatsens produktivitet. Många använder enbart Microsoft Teams för chatt och onlinemöten. Men sanningen är att Microsoft Teams är en extremt kraftfull applikation som används för att effektivisera samarbete och förbättra kommunikation. Till skillnad från andra applikationer inom Office-familjen, som redan funnits med länge och har miljontals användare att ta hänsyn till, är Microsoft Teams byggt med den moderna arbetsplatsen i åtanke redan från grunden. Detta innebär också att Microsoft Teams introducerar ett nytt arbetssätt, som många – särskilt de som är vana vid att använda mycket e-post – kan ha svårt för till en början.
Att förklara Microsoft Teams
Hur kan man förklara Microsoft Teams på ett sätt som din organisation snabbt kan förstå? När vi beskriver Microsoft Teams använder vi en beskrivande metafor som de flesta kan relatera till. I vår story-baserade kurs ”Förbättra teamwork,” få användare en genomgång av denna pedagogiska beskrivning . För er andra delar vi med oss av beskrivningen i den här bloggen.
1) Tänk på ett ”team” som ett hus
I Microsoft Teams arbetar du i olika ”team”. Du kan tänka på varje team som ett hus där du arbetar tillsammans med andra. Alla i hushållet kommer att inkluderas i allt som händer i just det huset.
Du bör inte skapa eller vara medlem i alltför många team i eftersom det lätt kan bli förvirrande att “gå emellan olika hus” hela tiden. För organisationer som inte har någon strategi för Teams, eller för slutanvändare som inte har fått någon vägledning, kan antalet team lätt dra iväg och växa ur proportion. Detta är inte särskilt positivt för slutanvändarnas produktivitet. När du börjar använda Microsoft Teams bör du tänka igenom hur olika grupper inom din organisation samarbetar med varandra. Tänk igenom hur du skapar team så att samarbetet blir så effektivt som möjligt.
2) Tänk på en ”kanal” som ett rum
När du först bygger ditt hus har det bara ett rum. I Microsoft Teams motsvarar detta kanalen “Allmänt”.
I det här rummet kan du höra vad alla säger – oavsett om du är i rummet vid tidpunkten som det sägs eller inte. Allt noteras. I Microsoft Teams motsvarar detta vad som kallas ”Inlägg”. Alla inlägg, meddelanden och svar – allt är synligt i konversationsfönstret. Alla i teamet ser allt i kanalens inlägg.
Du är inte begränsad till att bara prata med andra i rummet. Du kan använda ansiktsuttryck och kroppsspråk också! I Microsoft Teams gör du detta bland annat med hjälp av reaktioner, uttryckssymboler, GIF:ar, memes och klistermärken. Genom att kunna uttrycka sig friare på den digitala arbetsplatsen kan medarbetare låta sina personligheter lysa igenom på ett positivt sätt. Du kan skapa en roligare och mer inkluderande kultur, där de som inte är fysiskt belägna på samma plats fortfarande kan känna delaktighet och samhörighet med arbetsgruppen.
När du börjar arbeta med flera projekt samtidigt kommer olika konstellationer av människor i ditt hus gruppera om sig och börja arbeta i olika rum. I Microsoft Teams motsvarar ett nytt rum en ny ”kanal”. Du kan välja om en kanal ska vara ”Standard”, ”Privat” eller "Delad".
En standardkanal är som ett vanligt rum som alla kan gå in i. Du kan föreställa dig en privat kanal som ett osynligt rum som bara utvalda personer i ditt hus kan se och har nyckel till.
En delad kanal är som ett fristående gästrum där du kan bjuda in gäster som inte är medlemmar i huset. En delad kanal kan delas med specifika individer eller med andra team - inom eller utanför er egna organisation.
3) Tänk på Aktivitetsflödet som en korridor
Mitt i huset har du en korridor. Du kan stå i korridoren, öppna dörrarna till de rum du är mest intresserad av och höra alla konversationer som pågår i de olika rummen – utan att lämna korridoren!
I Microsoft Teams motsvarar korridoren ”aktivitetsflödet.” Att öppna dörren till ett rum motsvarar att aktivera ”kanalaviseringar” i inställningarna för just den kanalen.
Du behöver inte oroa dig för att missa något som sägs i rummen med stängda dörrar. Du kan när som helst gå in i ett rum och få en uppdatering på allt som hänt där inne. I Microsoft Teams motsvarar detta att gå till en kanal och se vad som har publicerats i konversationsfönstret. Om någon i ett rum vill ha din uppmärksamhet även om dörren är stängdså kan de få den genom att använda en megafon. I Microsoft Teams motsvarar detta att skriva ett inlägg med ett @-omnämnande i ditt namn. När någon nämner dig genom ett @-omnämnande så ser du det i ditt ”aktivitetsflöde” oavsett om du har aktiverat kanalaviseringar eller inte.
4) Tänk på ”chatt” som privata samtal vid fikabordet
Ibland kanske du vill ha ett privat samtal med en eller flera personer i ditt hus. Ett samtal som ingen annan hör. I Teams gör du detta i funktionen ”chatt” eller ”samtal”. Vad du än skriver eller säger här så kan det bara läsas eller höras av de som är närvarande. Om du ofta har privata samtal med en särskild grupp kan du skapa en gruppchatt.
Privata konversationer är bra för sociala samtal eller för saker som inte är intressanta för de andra i rummet, såsom ”jag är försenad” eller ”ska vi träffas för lunch?”
Men det är viktigt att du inte använder privata chattar för verksamhetsrelaterade diskussioner som kan vara av intresse för fler. Sådana diskussioner bör föras i kanaler som är synliga för andra.
5) Tänk på ”flikar” som affischer som är fästa på väggen
I dina olika rum kan du fästa saker på väggarna. Det hjälper de i rummet att fokusera på det som är viktigast och att hitta det de behöver snabbt. I Microsoft Teams motsvarar detta ”flikar”. Här kan du fästa viktiga saker, till exempel Excel-filer, delade anteckningar och andra appar.
Att lyckas med Microsoft Teams
Det är viktigt att förstå hur Microsoft Teams fungerar om man ska kunna använda applikationen på ett bra sätt. Men det är också viktigt att poängtera att Teams drastiskt förändrar människors sätt att arbeta och att det ibland är svårt att ändra på beteenden. Jag rekommenderar att du läser vårt tidigare blogginlägg eller tittar på filmen Hur man lyckas med Microsoft Teams för att få mer information.Ta även en titt på våra andra bloggar om Teams för att lära dig mer. Lycka till med din användning av Teams och kontakta oss gärna om du behöver hjälp!