När många av oss nu arbetar på distans har online-möten skjutit i höjden. En av de vanligaste plattformarna för online-möten är Microsoft Teams och den 14 april 2021 höll Storyals produktivitetsexperter workshopen ”Lär dig hur man leder mer interaktiva möten i Microsoft Teams”. I den här bloggen har vi sammanställt alla frågor och svar från sessionen.
Det är mycket man ska tänka på när man leder digitala möten. I workshopen gick vi igenom hur man förbereder sig inför ett möte och hur man konfigurerar mötesinställningarna, hur man skapar en professionell mötesupplevelse genom att använda ”Uppmärksamma mig” funktionaliteten, hur man använder grupprum och olika mötesbakgrunder, hur man visualiserar sitt meddelande med video, PowerPoint, Whiteboard och Forms. Sist men inte minst, gick vi igenom hur man behärskar verktyg som Whiteboard, Omröstningar och breakout-rum för att engagera mötesdeltagarna.
Q: Kan jag skapa breakout-rum i Teams innan mötet startar?
A: Tyvärr inte, du måste göra det under själva mötet därför är det bra att vara väl förberedd. Det vore ju toppen om man kunde göra iordning grupprummen innan så rösta gärna på detta här: Skapa breakout rooms före mötet – Microsoft Teams UserVoice
Q: Kan någon annan än den som har bjudit in till mötet skapa breakout-rum?
A: Nej, tyvärr kan du INTE delegera den uppgiften till någon annan i dagsläget, vilket gör det lite knepigt att boka möten åt någon annans räkning. 
Det här är ett problem som Microsoft är medvetet om, och det finns med på listan av saker som kommer! 
Håll koll här: Microsoft 365 Roadmap
Q: Hur stänger jag av pop-up fönstret för möteschatten?
A: Pop-up fönstret för chatten kallas ”banderoller” i Teams. För att stänga av dem för alla möten går du till din profilbild och klickar på: ”Inställningar” – “Aviseringar”. Klicka på ”Redigera” under ”Möten” och välj ”Ljud av” i ”Aviseringar för möteschatt”.
Q: Kan man ordna sin vy så att man ser presentatören och presentationen samtidigt i huvudfönstret?
A: För närvarande är man lite begränsad i hur man som mötesdeltagare ser innehållet i ett Teamsmöte. Det kommer snart fler möjligheter. Microsoft planerar att lansera det som på engelska heter “Presenter mode”, inom kort. Med ”Presenter mode” kommer du kunna välja olika sätt att se presentatören och presentationen samtidigt. Ett sätt heter “Standout.” Med denna vy kommer du kunna se presentatören framför presentationen. ”Reporter”-vyn kommer visa presentationen ovanför ena axeln på presentatören, precis som i nyheterna på TV. Till sist har vi ”Side-by-side”-vyn som kommer visar presentatören bredvid presentationen. Lär dig mer om de olika presentationsvyerna här. 
Q: Kan jag använda laserpekaren när jag delar min presentation med Föredragshållarvyn i Microsoft Teams?
A: Tyvärr stöds inte detta när du delar din PowerPoint-presentation med hjälp av föredragshållarvyn i Microsoft Teams ännu. Om du behöver visa laserpekaren kan du dela din presentation som ett vanligt ”fönster” istället. Öppna PowerPoint och starta din presentation i bildspelsläge. Välj sedan att enbart dela det fönstret som är i bildspelsläget. Växla sedan vy på din egen skärm så att du ser föredragshållarvyn. I denna vy kan du nu komma åt laserpekaren, din publik ser bara bilden med laserpekaren.
Q: Finns Whiteboard alltid tillgängligt? Eller bara för presentatören?
A: Microsoft Whiteboard finns tillgänglig som standard (såvida inte Teamsadministratören har inaktiverat Whiteboard). Vem som helst som är presentatör i ett möte kan starta en Whiteboard-session. Du kan använda Whiteboard på en rad olika sätt för att förhöja mötesupplevelsen:
- Du kan använda Whiteboard som ett visuellt verktyg och visa deltagarna en whiteboard som du redan har skapat i förväg. För att göra detta öppnar man Whiteboard-appen på datorn och delar Whiteboard-fönstret under rubriken ”Fönster”.
- Du kan använda en ny tom Whiteboard som är länkad till mötet. För att göra detta öppnar du Whiteboard under rubriken “Whiteboard”. En ny Whiteboard skapas då och blir automatiskt länkad till mötet, tillgänglig för alla i möteschatten som en flik. Notera att deltagarna i dagsläget måste vara inom er egen organisation för att de ska kunna se och samarbeta i Whiteboarden.
För att lära dig mer om hur man använder Whiteboard i möten rekommenderar vi att du läser vår blogg Briljera på möten med Microsoft Whiteboard
Q: Är det möjligt att länka en och samma Whiteboard till alla möten inom ett team i Microsoft Teams?
A: I dagsläget finns detta inte som ett standaralternativ. Men du skulle kunna åstadkomma detta genom att använda en delningslänk. Börja med att skapa en fristående Whiteboard i applikationen Whiteboard (fristående från Teams-mötet). Klicka sedan ”Bjud in någon”, ”Fler alternativ” och sedan ”Skapa delningslänk”. Dela denna Whiteboard med alla i teamet – om du delar den direkt i mötet kan du klistra in den i möteschatten. Om du vill dela din skärm och visa samarbetet som pågår i er Whiteboard kan du dela Whiteboard-applikationen under rubriken ”Fönster” i delningsvyn i Teams.
Q: Vilka andra verktyg kan man använda för att engagera mötesdeltagarna?
A: Förutom de många dynamiska apparna (Forms, Whiteboard, PowerPoint, o.s.v.) i Microsoft 365 finns det en hel rad andra verktyg. Själv brukar jag använda ”Padlet”. Det är ett verktyg för att arbeta tillsammans i ett online-möte med hjälp av en enkel ”anslagstavla” där alla mötesdeltagare kan lägga till kommentarer och anteckningar. Andra bra verktyg värda att nämna här är Kahoot, Mentimeter, Klaxoon och Miro.
Q: Vart sparas inspelningen av ett Teamsmöte, hos den som bjudit in till mötet eller den som startat inspelningen?
A: Videofilen med det inspelade Teamsmötet sparas i OneDrive-mappen hos den person som startade inspelningen. Om det inspelade mötet hålls i en Teams-kanal, lagras videonfilen i kanalens SharePoint-mapp. Du kan läsa mer om mötesinspelningar här.
Q: Kommer man kunna dela videofilmer i Stream med personer utanför den egna organisationen?
A: Ja, enligt Microsoft kommer Stream stödja extern delning i den ”nya” Stream-versionen, jag är dock osäker på när. Nedan kan du läsa ett klipp ur visionen för nya Stream:
Stream leverages the power of SharePoint content services to store and manage video using integrated Microsoft 365 compliance, governance, permissions, external sharing, go local storage, bring your own keys, and government environments.
Läs mer om den nya versionen av Stream här.
Q: Vad är skillnaderna mellan att använda Teams skrivbords-applikation på en Mac vs en Windows-enhet?
A: Det bör inte vara någon större skillnad när du använder Teams skrivbords-applikation på en Mac eller Windows-enhet. Ljud och video stöds i stora webbläsare så som Chrome och nya Microsoft Edge. Dock inkluderas inte webbläsaren Safari i MacOS-enheter.
Q: Varför kan jag inte @-omnämna andra gäster här inne? Någon @-omnämde mig och jag vill kunna svara. Jag använder en Mac.
A: Du kan bara @-omnämna någon (även externa) om du är en del av organisationen som organiserade mötet i möteschatten.
Q: Hur stänger jag av ljudet av en chatt så att det inte plingar till varje gång någon skriver i chatten?
A: Identifiera möteschatten för det specifika mötet i listan av chattar i Teams, klicka på de 3 prickarna och välj ”Ljud av”.
Q: Kan personer utanför min organisation ta del av ett webbinarium?
A: Ja, du kan bjuda in vem du vill till ett Teamsmöte, Teams Webbinarium eller Teams Live Event. Vill du dock använda registreringsformuläret som medföljer Teams webbinarium för externa deltagare behöver er IT-administratör köra ett PowerShell kommando för att aktivera detta. Lär mer här.
Q: Är Whiteboard-funktionen – standardfunktionellt och kan du dela med dig om hur vi kommer åt den via en kanal i Teams?
A: Whiteboard ingår i Microsoft 365. Den finns som webb-app och som Windows app, samt för iOS (tyvärr finns den inte för Mac). Du kan ladda ner Microsoft Whiteboard här: Get Microsoft Whiteboard – Microsoft Store.
Du kan komma åt Microsoft Whiteboard på flera sätt – logga in på office.com och sök bara efter “Whiteboard” för att komma åt den webbaserade versionen. För att lägga till en Whiteboard- tavla ltill en kanal i Teams kan du klicka på +tecknet i valfri kanal, välj Whiteboard ikonen och namnge den. Nu kan alla inom kanalen komma åt din Whiteboard. Lär dig mer om hur man använder Whiteboard i vårt blogginlägg Briljera på möten med Microsoft Whiteboard.
Q: Är det möjligt att ändra mötesorganisatör? Personer som lämnar organisation äger mötet och behöver göra ändringar till deltagarlistan, osv.
A: Nej, tyvärr kan du inte ändra mötesorganisatör. Det bästa alternativet är att en IT-administratör raderar mötet för personen som lämnat organisationen och att en ny person organiserar ett nytt återkommande möte.
Q: Kan ni rekommendera ett bra headset för möten?
A: Vi rekommenderar att väljer ett headset som du föredrar i Microsoft Teams certifierade enheter.
Q: Hur använder man “Läget Tillsammans”?
A: Det behöver vara minst fyra deltagare i samma möte för att aktivera “Läget Tillsammans” i Microsoft Teams. “Läget Tillsammans” hålls nedtonat tills en fjärde person deltar samtalet.
Q: Hur länge sparas chattmöten, transkriptioner och dokument efter ett möte avslutas? För alltid eller är det en begränsad tid?
A: Dokument som skickas via chatt och möteschattarar sparas i din OneDrive – Microsoft Chatt mapp. Som standard sparas chatthistorik för alltid, såvida din organisation inte ändrar inställningen.
Q: Ibland är det en utmaning att välja rätt skärm att dela under ett möte när du försöker jobba mellan skärmar på din dator.
A: Ja, detta är lite knepigt. Ett bra tips är att stänga ner de fönster du inte vill visa under ett möte. Det nya delningsfältet gör det lite enklare att välja mellan att dela hela din skärm, ett specifikt fönster, en Whiteboard eller en presentation via PowerPoint Live.
Q: Vi har ett ledningsmöte som sker veckovis, och ibland bjuder vi in andra personer inom vår organisation för att hålla en presentation. De blir då tillagda i vår chatt automatiskt, vilket vi inte vill. Efter mötet behöver jag ta ur dem från chatten manuellt. Finns det ett sätt att bjuda in dem till mötet utan att ge dem tillgång till chatten?
A: Tyvärr finns det inget sätt att konfigurera inställningen i mötesalternativen om gästen som ska delta är inom din egen organisation. Du får ta ur dem från möteschatten manuellt, så som du gör idag.
Är du intresserad av att boka en workshop med en av våra produktivitetsexperter?
Kontakta oss!
Har du fler frågor?
Att hjälpa organisationer bygga digital kompetens är vad vi på Storyals är specialiserade inom. Läs gärna våra andra blogginlägg och anmäl dig till våra nyhetsbrev för att inte missa kommande workshops, webbinarium och blogginlägg. Lycka till med att leda mer interaktiva möten i Microsoft Teams!