Eftersom vi arbetar med adoption av Microsoft 365 får vi ofta frågan om fördelar och nackdelar med Microsoft Teams. Borde vi använda det? Hur förklarar vi för våra användare? För många organisationer som redan använder Microsoft 365 så är frågan inte om, utan snarare när och hur. Microsoft har tagit ett strategiskt beslut som gör Teams till applikationen för intelligent kommunikation och slutat investera i Skype for Business. Men folk vill inte gärna pressas till att använda något om de inte ser fördelarna. Vilka är fördelarna med att börja använda Microsoft Teams?
I april 2018 publicerade vi en artikel med rubriken ”Is your organization ready for Microsoft Teams?” I blogginlägget listade vi några fördelar och nackdelar med Microsoft Teams. Dessa gäller fortfarande, men de fokuserar mer på för- och nackdelarna med själva applikationen. I det här blogginlägget skulle jag vilja fokusera på fördelar och nackdelar med Microsoft Teams ur ett affärsperspektiv.
Fördelar med Microsoft Teams
1. Produktivitetsvinster och fördjupad kommunikation
Utbudet av samarbetsverktyg som erbjuds i Microsoft 365 kan ofta kännas förvirrande för användare. Teams ökar produktiviteten genom att göra alla dina samarbeten – konversationer, chattar, onlinemöten, delade filer, uppgifter osv. tillgängliga i en enda app och ett enda gränssnitt. Förutom de vanligaste apparna från Microsoft finns ett brett utbud av tredjepartsappar integrerade i Teams så att dina användare aldrig behöver lämna Teams-appen för att få jobbet gjort. 
Eftersom Teams är utvecklat av Microsoft från grunden utan någon föregående produkt så möjliggör detta en mer modern form av kommunikation – med stöd för gilla-markeringar, gifar, emoticons, förhandsvisningar av direktlänkar osv. Detta fördjupar er kommunikation.
2. Bättre fokus på ert arbete
Med Teams kan ni lättare fokusera på jobbrelaterade ämnen och planera er tid bättre. Istället för att lägga tid på att gå igenom en inkorg som innehåller meddelanden om allt möjligt och från alla möjliga så delar Teams upp informationen i kanaler och sätter den i sitt sammanhang. Kanalen innehåller bara konversationer, möten och dokument relaterade till ämnet för den specifika kanalen. Så istället för att tappa fokus på grund av slumpmässig e-post eller fastna med att städa upp i inkorgen så kan ni ägna er uppmärksamhet och er begränsade tid åt de kanaler där ni faktiskt är produktiva.
3. Ökad öppenhet
Det är en stor utmaning för många organisationer att hålla alla informerade och få dem att känna att de vet vad som händer. Teams gör detta mycket enklare. Ni behöver inte längre oroa er för vem som ska få kopia på ett e-postmeddelande eller vem som ska bjudas in till ett möte. Med Teams skickar ni ut meddelandet i den relevanta kanalen, @-nämner de personer ni vill ska bli notifierade och låter alla andra läsa om de vill. Genom att ha möten synliga för alla i kanalen ökar man öppenheten – alla i kanalen har möjlighet att ”titta in”.
4. Smidig övergång till en digital arbetsplats
- Det finns många affärsfördelar med att flytta till en digital arbetsplats i molnet. Eftersom Teams är en helt molnbaserad lösning är övergången till molnet väldigt smidig. Det är en gigantisk affärsfördel att ha tillgång till information var som helst på vilken enhet som helst. Med er arbetsplats i molnet kan ni dessutom dra fördel av big data-behandling och artificiell intelligens för att jobba smartare.
Om ni jobbar i en flerspråkig organisation så kan ni dra nytta av automatiska översättningar av konversationer.
Om man missat ett möte så kan man enkelt hoppa till den del av mötet som är av intresse genom att söka efter särskilda ord som sägs i videoinspelningen av mötet – bara för att bara nämna några fördelar.
5. Nya teammedlemmar kan snabbt informeras
På dagens flexibla arbetsplatser, där vi enkelt kan rekrytera personal från var som helst i världen, är det viktigt att snabbt se till att folk blir informerade. Med Teams kan ni snabbt uppdatera och inkludera nya teammedlemmar – oavsett var i världen de befinner sig.
Nackdelar med Microsoft Teams
1. Svår övergång från Outlook
Det bästa sättet att gå över till Teams är att alla teammedlemmar tar till sig applikationen och slutar använda Outlook helt och hållet (förutom för extern kommunikation). Men eftersom Office 365 fortfarande är väldigt beroende av Outlook blir detta en utmaning.
Om man redigerar ett dokument i Word och skickar en delningslänk till en teammedlem så finns det ingen möjlighet att skicka detta via en chatt i Teams – länken skickas via e-post.
För närvarande finns det inte stöd för gruppkalendrar i Teams, så för att se er team- eller gruppkalender så måste ni byta till Outlook.
2. Filstrukturer som förvirrar användare
Millennials och Generation Z bryr sig inte om ”var” filer lagras fysiskt – de söker bara efter vad de behöver. Många användare vill fortfarande veta ”var” en fil finns och gå igenom en mappstruktur för att hitta den. Sättet som filer lagras i Teams kan vara ganska förvirrande. Allt som laddas upp till konversationer dumpas i rotmappen för kanalen. Om någon försöker ordna filerna och flytta dem till korrekt namngivna mappar så bryts fillänkarna i konversationerna.
Om man flyttar ett dokument till en ny mapp i Teams så bryts länken till dokumentet i alla konversationer.
3. Sämre mötesupplevelse online hindrar adoption
Microsoft har jobbat hårt för att inkludera mötesfunktionaliteten i Skype for Business i Teams och de har gjort ett bra jobb med att lägga till nya funktioner som tidigare saknades. Men mötesupplevelsen är fortfarande inte idealisk – det finns vissa saker som fortfarande inte är särskilt intuitiva och det saknas information om några av de fantastiska funktioner som finns tillgängliga i Teams för möten (till exempel anteckningar i OneNote). För att användare ska ta till sig något som är så viktigt som onlinemöten så måste de känna sig väldigt bekväma med verktyget.
Obs: För mer information om våra rekommendationer för onlinemöten i Microsoft Teams, se blogginlägget 5 tips för effektiva onlinemöten med Microsoft Teams.
4. Problem med behörighetsinställningar
En av de viktigaste fördelarna med Teams är att det gör delning så enkelt. Alla som är medlemmar i teamet har automatiskt tillgång till alla kanaler och alla filer, samma OneNote-anteckningsbok osv. Detta är jättebra. Men lagarbete är inte alltid svart eller vitt. Ibland vill man kunna justera behörighetsinställningarna – vilket inte är möjligt för tillfället. Man kan skapa privata kanaler i ett team för att etablera unika behörigheter för en specifik kanal (till exempel ”Ledningsgrupp”), men det finns ingen möjlighet att bjuda in ”gästanvändare” till utvalda kanaler.
Säg till exempel att ni vill anlita en konsult för att jobba med ett av era kundprojekt. Om ni har ett team för kundprojekt med en kanal för varje affärsrelation så skulle den konsulten se alla andra projekt – om ni inte gör alla kanaler privata (vilket inte rekommenderas på grund av de många begränsningarna).
5. Begränsad flexibilitet kan leda till manuellt dubbelarbete
När man börjar arbeta i Teams så finns inte strukturen redo från början. Ni vet inte vilka kanaler ni behöver och kanske inte heller exakt vilka team som behöver skapas. Detta utvecklas över tid under arbetets gång. För närvarande är byggstenarna för Teams inte särskilt flexibla (man kan inte flytta kanaler mellan olika team). Detta leder ibland till bortkastad tid när man tvingas att manuellt kopiera kanaler och dokument.
Säg till exempel att ni har ett team för marknadsföringsaktiviteter. Ni börjar planera ett evenemang och skapar en kanal för det. När evenemanget växer inser ni att ni måste skapa ett separat team för evenemanget med ytterligare teammedlemmar. För närvarande måste man skapa ett nytt team från grunden och manuellt kopiera eller flytta relevant information.
Sammanfattning
Nackdelarna med Teams är fortfarande relaterade till själva applikationen, och många av dessa problem håller på att åtgärdas. Men det är ändå viktigt att vara medveten om dem och att vägleda användare på ett korrekt sätt. Om detta inte görs så kan man inte dra nytta av fördelarna.
Att förändra hur människor jobbar handlar inte om att byta från en teknik till en annan – utan om att förändra människors beteende. I många fall har detta beteende – vanor eller arbetssätt – byggts upp över årtionden. Det är naivt att tro att förändring kan ske över en natt utan några ansträngningar. Men om man avsätter tid och arbete till detta så är belöningen enorm!
Storyals kan hjälpa er med adoption och er digitala arbetsplats. Boka en demo med oss så att vi kan visa er hur.