Många nybörjare i Microsoft Teams tycker ofta att dokumenthanteringen är förvirrande och rörig. Ofta är folk väldigt entusiastiska över Teams i början, men efter ett tag börjar de klaga på användarupplevelsen.
Här ger vi några rekommendationer om hur man jobbar bättre med dokument i Teams. Men låt oss börja med ett exempel på hur man INTE ska göra. Vi tar er bakom kulisserna till ett möte med Rich Daniels på företaget Funtozo. Han har verkligen satt sig i en dokumentknipa i Teams. Låt oss ta en titt!
Även om den här illustrationen av Rich på Funtozo är ganska överdriven, så är misstagen som visas upp ganska vanliga. Så efter denna långa inledning kommer rekommendation nummer 1:
1) Förstå hur filer lagras i Microsoft Teams
Många nya användare av Microsoft Teams saknar tydlig förståelse för var filer verkligen lagras. Detta är inte förvånande eftersom många organisationer brister i digital utbildning av sina användare.
Filer som delas i en Teams-kanal lagras i ett SharePoint-bibliotek som alla i teamet (och möjligen även andra, beroende på om teamet är öppet eller stängt) har åtkomst till. Varje kanal har en dedikerad mapp i SharePoint-biblioteket. Filer som skickas som bilagor i chattmeddelanden lagras i OneDrive for Business i en mapp som kallas ”Microsoft Teams Chat Files”. Åtkomst ges automatiskt till teammedlemmarna. Det är viktigt att användarna vet om detta så att de inte blir förvirrade.
Om vi återgår till vår vän Rich, så skapade han faktiskt flera kopior av samma dokument när han skickade det som bilaga i chattmeddelanden. Detta ledde till förvirring och flera versioner av samma dokument.
För att dela och samarbeta i ett dokument ska man se till att dokumentet lagras i en SharePoint-mapp och jobba tillsammans i det dokumentet. Det som är bra med att ha dokument sparade i molnet är att flera medarbetare kan redigera dokumentet samtidigt i realtid, var de än befinner sig. Och ändringarna sparas automatiskt. Om du gör ändringar av misstag så går det att återkalla en tidigare version av dokumentet.
2) Tänk efter innan du namnger dina kanaler
Ett vanligt misstag bland användare är att de tänker på kanaler i ett team som dokumentmappar. Gör inte det! Kanaler i team är platser dit folk går för att samarbeta. En dokumentmapp skapas för varje kanal, men en kanal är så mycket mer än bara filer. På Storyals använder vi alltid liknelsen om ett hus med olika rum för att illustrera hur man ska tänka på ett team med kanaler.
När du namnger en kanal måste du göra det lätt för folk att förstå vad som sker i den aktuella kanalen. Om du använder koder, nummer eller andra prefix i kanalnamnen så blir det väldigt svårt för användare att förstå vad kanalen är till för.
Antalet tecken som visas i kanalnamnet är också begränsat, så om du måste inkludera koder eller nummer, gör då det i slutet av namnet. En annan anledning till varför du bör tänka till ordentligt innan du namnger en kanal är att namnet på dokumentmappen kopplad till just den kanalen inte ändras. Om du går in och byter namn på mappen manuellt så bryter du länken mellan kanalen och dokumentmappen. Så tänk efter innan du namnger dina kanaler!
3) Användning av ytterligare dokumentbibliotek
Ibland behöver du dela dokument med personer som inte ingår i ditt team. Det kan också vara så att du behöver en mer organiserad dokumentmapp som innehåller korrekta metadata. Då ska du skapa ett ytterligare SharePoint-bibliotek. Ett exempel från vår organisation är våra videoutskrifter. Vi har ett separat SharePoint-bibliotek för alla videoutskrifter med metadata för utbildningsämnen, språk osv. Vi kan då dela detta bibliotek med personer från olika team – och externt om så behövs. Det är enkelt att dela åtkomst till dokumentbibliotek med andra teammedlemmar – lägg helt enkelt till dem som flikar.
För en rikare integration, kan du lägga till ytterligre en SharePoint bibliotek som en molnlagring till din kanal. Klicka på ”Filer” – ”Lägg till molnlagring”, och välj din SharePoint dokument bibliotek. På så sätt kan du komma åt ditt bibliotek enkelt från din Teams kanal.
Om du använder SharePoint i sin fulla kapacitet är det enkelt att dra fördel av avancerad dokumenthantering med utförlig metadata och automatiserade processer. Du kan även dra nytta av nya förbättringar såsom SharePoint Syntex. Där du kan bygga datamodeller som automatiskt applicerar metadata till tusentals dokument – men det kommer vi behandla närmare i ett senare inlägg.
4) Placera filerna där de hör hemma
När du laddar upp en fil i en kanalkonversation i Teams så kan du tyvärr inte placera den någon annanstans. Du kan dock flytta den vid ett senare tillfälle och så länge som du lämnar den på samma SharePoint-sajt så bryts inte länkarna i inlägget. En bra rutin är därför att ladda upp dokumentet till mappen där det hör hemma och sedan dela länken till den mappen. Du kan bifoga en länk till filen genom att klicka på ikonen för bilaga och välja länken. Eller så använder du kortkommandot CTRL + K och klistrar in länken.
Ibland vet du kanske inte var ett dokument hör hemma. Då är det bra att ta upp detta med ditt team. Var ska vi placera olika dokument? Vem delar vi dem med? Har vi rätt struktur? Vi rekommenderar alltid en workshop för informationsarkitektur innan du sätter igång på allvar med att använda Teams och SharePoint för alla dina dokument.
5) Synkronisera dina favoritmappar för dokument
Även om det är bekvämt med åtkomst till alla dina filer via Teams kan det ibland vara bra att ha tillgång till dina favoritmappar i Utforskaren.
Jag rekommenderar att du synkroniserar dina favoritmappar till datorn så att det är enklare att jobba med dem. Om du vill ha möjlighet att nå dokumenten även utan en internetanslutning så högerklickar du och väljer ”Behåll alltid på den här enheten”. Tänk bara på att inte radera dem om du inte längre vill ha dem på datorn – för då tar du bort dem för alla. Välj helt enkelt ”Frigör utrymme” – då sparas inte dokumenten på din hårddisk längre, men finns kvar i molnet!
Så hur gick det då för Rich till slut? Jättebra, faktiskt! Han deltog i ett av våra digitala bootcamps, där han och hans kollegor fick tillgång till expertråd och storybaserad utbildning om hur man jobbar smartare. Men resultatet, då? Prova själv!