Adoption handlar om att förstå hur man använder digitala verktyg för att underlätta och förbättra olika arbetsuppgifter. Men kanske framförallt varför man använder dem på ett visst sätt på just sin arbetsplats. På Storyals är vi experter på att hjälpa organisationer med adoption – att identifiera behov och lägga fram en hållbar strategi som passar arbetsflödet, samt att motivera och kontinuerligt utbilda personalen så att de kan implementera det nya arbetssättet i sin vardag, vässa sina digitala muskler och jobba smartare helt enkelt.
Pia Langenkrans beskriver sig själv som ”en vän av ordning” och kanske är det just därför hon passar så bra i sin roll som adoptionsexpert på Storyals. För att jobba med IT och adoption måste man dels ha kunskap om själva programmen och systemen – hur de hänger ihop, vad man kan göra och vad man inte kan göra rent tekniskt, men man måste också förstå hur de bäst används, i vilka miljöer och sammanhang, och framförallt varför? Alla ska inte heller jobba likadant utan det beror på vad man mer har för system för att sköta sin verksamhet. Det förvirrar en del användare som på egen hand försöker ta sig an allt samtidigt, eftersom det är så många verktyg som verkar göra samma saker. Om man inte kan förklara varför man ska jobba på det ena eller andra sättet med dessa nya digitala verktyg, då blir man inte särskilt motiverad till att använda dem alls.
Men det är just helhetsperspektivet och den långa erfarenheten och kompetensen på området som skiljer Pia och Storyals från så många andra. Vi vet både hur, vad och varför och kan förklara det för våra kunder så att de förstår och kan ta det nya till sig.
Våren 2020 kommer att gå till historien av många anledningar, men en av dem är att distansarbete blev normen och den digitala arbetsplatsen fick en helt ny innebörd. Gränserna mellan den fysiska och digitala arbetsplatsen suddades ut och Microsoft Teams blev plattformen på allas läppar. Många organisationer hade redan rullat ut Microsoft 365 och Teams, men i och med COVID-pandemin blev det plötsligt skarpt läge och alla blev tvingade att sätta sig bakom ratten vare sig de kunde köra eller inte. Det blev plötsligt väldigt tydligt att bara för att man köpt bilen betyder det inte att man kan köra rakt upp på motorvägen. Detsamma gäller för för en Microsoftlicens. Det räcker inte att installera programvaran i allas datorer och mobiler och sen skicka ut ett lösenord. (Vi har väl alla mottagit det intetsägande mejlet från IT-avdelningen med användarnamn och lösenord, för att sedan bli sittande och fundera på var de ska användas!?)
Man måste lära personalen hur programmen fungerar, harmoniserar med varandra och i vilka sammanhang man ska använda vad. Gör man inte det skapar det bara frustration och förvirring inom organisationen. Framförallt är det viktigt att ledningen föregår med gott exempel och anammar de nya verktygen och arbetssätten. Dvs att chefen inte uppmanar personalen att använda Teams men själv fortsätter skicka interna mejl.
Dessvärre är det sällan som organisationer budgeterar för just det där med att lära sig köra. Man köper licensen och tänker att personalen nog kan Office-programmen redan. Men dagens arbetsplats kräver mer än så – och kanske framförallt – erbjuder så mycket mer än så!
Med applikationer som Microsoft Teams, OneDrive för företag, SharePoint, Planner, Forms, OneNote, Stream och Whiteboard kan man skapa digitala miljöer som ökar produktiviteten markant och fullkomligt revolutionerar sättet man samarbetar och delar dokument. För att lyckas väl med integrationen av nya arbetssätt och digitala verktyg behöver man oftast hjälp av någon som ser informationsflödet med nya ögon och kan identifiera processer och system som passar just er organisation. Det är där Pia och våra andra adoptionsexperter kommer in i bilden.
På Storyals erbjuder vi s.k. adoption workshops till kunder som vill börja arbeta med Microsoft Teams, eller som redan har börjat men behöver ett omtag. Dessa workshops finansieras i vissa fall av Microsoft som jobbar aktivt med att öka produktiviteten och användandet av sina program, via partners såsom Storyals. Kontakta oss för att ta reda på om ni uppfyller kriterierna för finansiering.
Tillsammans med en till tio nyckelpersoner ur ledningen gör vi en nulägesanalys, identifierar vilka luckor och behov som finns med utgångspunkt från informationsflöden, organisationsstruktur och kommunikation, samt definierar en målbild som rimmar med hur man vill att arbetsplatsen ska fungera. Alltsammans sker online via Teams och kan spelas in om ni enkelt vill gå tillbaka och lyssna igen. Att man har rätt personer med på tåget är av yttersta vikt eftersom det här är en process som både måste sanktioneras av ledningen och helhjärtat stöttas av organisationens beslutsfattare. Det är mer regel än undantag att man här får nya insikter och aha-upplevelser från workshoppen som ibland kräver både nya ansvarsområden och budgettillskott.
I nästa steg jobbar vi vidare med de som de facto implementerar de nya verktygen och arbetssätten. Här går vi djupare in på de delar som är relevanta för just den organisationen. Det kan exempelvis handla om hur man strukturerar upp sina teams i Microsoft Teams, vilka riktlinjer som ska gälla för kommunikation, uppstart av nya team och kanaler (vad vi brukar kalla för ”husregler”) eller hur man ska jobba med kontinuerlig internutbildning för att hålla personalens kunskapsnivå ajour. Är man en liten organisation kanske det räcker med enkla riktlinjer och ett fåtal team och verktyg för att få den digitala arbetsplatsen att lyfta. Men är man en större organisation, eller kanske en myndighet med strikta rutiner och lagar att förhålla sig till, krävs det andra insatser och mer planering innan man kan rulla ut nya processer. Det gamla talesättet ”genvägar äro senvägar” har nog aldrig varit mer sant, och ”tid är pengar” stämmer mer än väl, om man istället för att planera ordentligt från början bara skickar ut det där mejlet med lösenorden och hoppas på det bästa. Det blir i slutändan en dyrköpt läxa och de allra flesta önskar nog att de gjort ”rätt” från början. Särskilt när det blev allmänt känt att ”vad är Teams” var den vanligaste sökningen på Google! Se till att er Microsoft-licens inte bara blir en dyr kostnad för organisationen. I kombination med ett gediget och genomtänkt adoptionsarbete blir det istället en av era mest betydelsefulla investeringar.
Om ni fortfarande inte är helt övertygade om att det här med adoption är något för er, något ni verkligen behöver lägga extra pengar på, ta då och någon av våra adoptionsexperter på Storyals och be dem ge er tre skäl till att detta kommer spara pengar åt er i slutändan. Det kommer också göra att ni ökar er attraktionskraft för nyrekryteringar (flexibla arbetstider och att kunna jobba på distans står redan högt på kravlistan för morgondagens talanger), produktiviteten ökar och ni jobbar både säkrare, mer transparent och smartare! Det blir lite roligare också. Man slipper nämligen en inbox full med oviktiga mejl och tunga bilagor. Istället kan man göra individuella inställningar för vilken kommunikation man vill ta del av, och när man vill få notiser om sånt som händer runt om i organisationen. Och när det kommer till säkerheten – du vet att du kan skicka en länk och förhindra att den som tar emot den inte kan redigera eller skicka vidare? Försök slå det med vanlig e-mail. Men just det – allt det där lär ni er mer om när ni har tagit tag i det där med adoption på er arbetsplats!