När vi pratar om produktivitetsverktyg som Microsoft 365 tänker man vanligtvis att det är kopplat till traditionellt kontorsarbete. Den personal som sitter på ett kontor och använder en dator för att få jobbet gjort. Men det är ju bara en bråkdel av alla de anställda som finns inom ett företag och som får samhället att fungera. Det finns tusentals andra som arbetar ute i verksamheten, inom produktion, i butiker och hotell, eller ute på vägarna. Helt enkelt de vars jobb inte utförs vid ett skrivbord och framför en dator. På engelska refererar man vanligtvis till de här grupperna som frontline workers, medan vi på svenska kanske närmast skulle prata om att man ”jobbar ute i verksamheten”. För enkelhetens skull kommer vi här använda den engelska benämningen.

Det är lätt att tänka sig att dessa yrkesroller inte alls använder sig av digitala verktyg i jobbet, men det är fel. I många fall är det till och med tvärtom. Det är bara det att man använder mobila enheter istället för stationära datorer. Den outnyttjade potential som finns inom dessa grupper är enorm och möjligheterna oändliga för den som vågar ta steget fullt ut och digitalisera hela verksamheten.

Som först i världen erbjuder nu Storyals våra unika storybaserade kurser för att utbilda frontline workers i att arbeta smartare med Microsoft 365.

Förbättrad kommunikation är den primära drivkraften

Under det senaste året har vi, med hjälp av input från organisationer världen över, jobbat med att förstå behoven när det handlar om digital utbildning för frontline workers. Vi har haft förmånen att träffa många av de som dagligen jobbar med dessa förändringsprogram ute i verksamheten. Så vad är det som får organisationer att driva igenom den här omställningen? För de flesta är förbättrad kommunikation högst på listan. Därefter att ge frontline workers tillgång till information, samt effektivisera dagliga arbetsrutiner.

Ett exempel på ett företag som digitaliserat sina frontline workers är Mowasalat, ett kommunalt transportföretag i Qatar med över 15 000 förare (och troligtvis ännu fler nu i samband med fotbolls-VM). Mowasalat använder Microsoft Teams för att kommunicera med sina förare, schemalägga skift och förse dem med nödvändig videobaserad utbildning. Förarna använder sina mobiler för att ta emot schemauppdateringar, skicka in förfrågningar eller snabbt komma i kontakt med kollegor och linjechefer – utan att behöva åka in till stationen. Det här arbetssättet sparar naturligtvis massor av tid som de istället kan spendera med kunderna.

Ett annat bra exempel kommer från IKEA som använder Microsoft Teams för att öka kommunikationen, vårda sin företagskultur, samt planera och schemalägga arbetsskift – här med hjälp av Teams-appen Shifts. Kjell & Company är ett annat företag inom svensk handel som gått i bräschen för digitaliseringen av verksamheten. De gick från vanlig telefoni till att nu fullt ut sköta allt via Microsoft Teams. De använder chat, videosamtal och Teams telefoni för att kommunicera både internt och med kunder. 2021 tilldelades de Svensk Handels Retail Award för sitt arbete med att “riva murarna mellan digital och fysisk” handel.

Microsoft 365 för Frontline Workers

Microsoft erbjuder särskilda licenser för frontline workers. Man kan lite förenklat säga att F3-licensen innehåller allt och ger användarna tillgång till appar via mobila enheter och webben. Microsofts F1-licens är mer begränsad och möjliggör bara read-only funktioner för office-apparna på webben och mobilen. Det finns också begränsningar i hur man kan använda epost osv. Vare sig ni väljer att investera i F1 eller F3 licenser för era frontline workers så är det Microsoft Teams som är den viktigaste appen i de allra flesta scenarier. Det är också här Microsoft lägger det mesta av krutet vad gäller utveckling.

Här hittar ni appar som Tasks, Updates, Shifts, Walkie-Talkie med flera. Vill du läsa mer om de olika licenserna hittar du informationen i den här PDF:en.

Utmaningar ni kan ställas inför

Det finns naturligtvis många utmaningar organisationer ställs inför när de inleder det digitala transformationsarbetet. Ska organisationen förse sina frontline workers med mobila enheter eller uppmuntra dem att använda sina egna? Hur hanterar man säkerhetsaspekten? Hur utbildar man sin personal? Vilka är de juridiska aspekterna och riktlinjer som måste beaktas? Här är det viktigt att IT-avdelningen eller er IT-partner är kunnig (och certifierad) inom enhets- och apphantering, samt cybersäkerhet. Att du har ett ledningsteam på plats för att fatta beslut kring frågor som rör data och informationshantering, samt att ni har ett nära samarbete med HR- och kommunikationsansvariga för att hantera förändringsledning och utbildning.

Utbildning är A och O

Som i alla sammanhang där ett förändrat mänskligt beteende spelar in är förändringsledning nyckeln även i detta fall. Om utbildning anses viktigt för era informations- eller kontorsanställda är det absolut nödvändigt när det handlar om frontline workers. Det går inte att bara förse personalen med enheter och appar och förvänta sig att de ska lära sig använda dem på egen hand. Att göra på det viset gör sannolikt mer skada än nytta om man ska vara helt krass. Man måste förse personalen med utbildning som tar hänsyn till de unika omständigheterna som gäller för just er personal. Förutom att utbilda dem i hur man använder tekniken och apparna på ett bra och säkert sätt måste man också ta in perspektivet “vad ger det här mig?”. Att förstå fördelarna, inte bara ur ett organisatoriskt perspektiv, utan ur ett personligt perspektiv, är avgörande för att driva en hållbar förändring.

Storyals utbildning för Frontline Workers

Hittills har organisationer varit tvungna att utveckla sitt eget utbildningsmaterial för frontline workers. Men nu, som först i världen, erbjuder Storyals våra storybaserade kurser framtagna för frontline workers! Oavsett om sin personal arbetar inom detaljhandeln, hotellbranschen, transport eller produktion, ger Storyals kurser den vägledning och kunskap de behöver. Vi jobbar med storytelling och verkliga scenarier för att göra lärandet så effektivt och bra som möjligt.

I kurserna får frontline workers lära sig hur de kommer igång med sitt Microsoft-konto på ett säkert sätt, hur de kan förbättra kommunikationen och arbeta smartare tillsammans digitalt med hjälp av Microsoft Teams och andra appar. Kurserna kan anpassas till ert varumärke, policies och digitala strategier. Personalen kommer åt dem via Microsoft Teams, Viva Learning, LMS365, er egen lärplattform eller särskilda utbildningstillfällen. Som alltid rekommenderar vi ett blandat lärande, där det videobaserade lärandet blandas med livecoachning via exempelvis ett webbinarium. Om detta är något som din utbildningsavdelning eller din nuvarande utbildningspartner inte erbjuder kan du läsa mer om hur våra olika utbildningsprogram fungerar: Digital Upskill and Digital Leadership

Få med alla på den digitala resan

Dynamiken på arbetsplatsen förändras snabbt i takt med att nya generationer kommer in på arbetsplatsen. För att växa och fortsätta utvecklas som organisation måste ni få med alla på den digitala resan – ung, gammal, de på distans och de på kontoret, kontorsarbetare och de som jobbar ute i verksamheten. Och det är hög tid att sätta fart! För att bygga en organisation som håller för framtiden, och för att hålla stånd mot konkurrenterna, är det nu dags att digitalisera hela verksamheten och få med alla på den digitala resan.

 Vill du få ett smakprov på en av våra story-baserade kurser för Frontline Workers? Klicka nedan!