Allt eftersom samhället och våra arbetsplatser blir mer digitala tar man lätt för givet att alla välkomnar och är delaktiga i den digitala omställningen. Men är det verkligen så? Anammar alla i organisationen de nya digitala arbetssätten? Har de effektiva möten online? Använder de modern, chattbaserad kommunikation för att öka transparensen och förkorta ledtider?
För att bättre förstå hur väl personalen använder funktionerna i Microsoft 365 och Office-programmen, och för att se hur er organisation står sig i jämförelse med andra, är det bra att hålla koll på företagets Productivity Score, eller produktivitetspoäng som det kallas på svenska.
Vad är produktivitetspoäng?
Produktivitetspoängen är ett mått från 0-800 som automatiskt räknas fram för organisationen baserat på anställdas digitala beteende och kvaliteten på er IT-infrastruktur. Produktivitetspoängen översätts sedan till en procentenhet från 0-100 %. Ett exempel på en slutanvändares digitala beteende kan vara om anställda delar dokument genom att skicka dem som bilagor eller om de delar länkar med varandra. Om de sätter på kameran i möten eller inte, eller om de använder kanaler i Microsoft Teams för sin kommunikation eller bara chattar.
Ett exempel på din IT-infrastrukturs kvalitet kan vara nätverksanslutningen. Är internetanslutningen stabil för dina användare eller går den ner ibland? Utöver ert eget företags produktivitetspoäng kan ni också se ett genomsnittsvärde för andra organisationer som liknar er så ni kan göra en relevant jämförelse.
Förutom själva produktivitetspoängen får ni också en detaljerad rapport som visar organisationens poäng inom olika kategorier, såsom kommunikation, möten, samarbete i gemensamma dokument osv. Du kan till exempel se hur stor andel av personalen som har kameran på vid digitala möten. När Microsoft först lanserade sin Productivity Score Report kunde man utläsa information på individnivå. Av integritetsskäl har detta ändrats så att all användardata visas på en övergripande nivå och inte för en enskild individ. Rapporten ger organisationer en bra överblick över er digitala transformation och beteende inom organisationen.
Var hittar ni er Productivity Score Report?
För att produktivitetspoängen ska beräknas och för att rapporten ska skapas måste en IT-administratör aktivera tjänsten. Detta görs via Microsoft 365 Admin – Reports – Productivity Score. När tjänsten är aktiverad börjar data samlas in och rapporten fylls på. Endast användare med en specifik IT-behörighet kan komma åt rapporten. Om du är en vanlig användare är det inte sannolikt att du har den behörigheten. Om du arbetar som förändringsledare inom lärande och utveckling eller som chef inom IT rekommenderar vi att du ber om tillgång till Productivity Score-rapporten och att bli tilldelad rätt behörighet av IT. Du hittar mer info om de behörigheter som krävs här.
Få ut mesta möjliga av er Productivity Score Report
Ok, nu har du lyckats lägga vantarna på rapporten, och sen då? Vad ska du göra med den? För det första är det viktigt att förstå att rapporten och företagets poäng inte visar hela sanningen. Du har många användarkonton som inte är aktiva användare, såsom testkonton, konton anslutna till skrivare och andra enheter, osv. Allt läses inte heller av helt korrekt. Som ett exempel är vi i vår organisation många som delar dokument externt via delningslänkar, men detta återspeglas inte korrekt i Storyals Productivity Score Report.
Vi rekommenderar därför att ni ser produktivitetspoängen som en övergripande indikator på din organisations produktivitet och inte den enda sanningen.
Använd poängen som en del (av många) för att analysera och följa organisationens digitala förändringsresa. Eftersom rapporten bara visar data för sex månader bakåt i tiden rekommenderar vi att ni följer och dokumenterar utvecklingen löpande. Vi rekommenderar våra kunder att göra en kontroll per kvartal för att försäkra sig om att utvecklingen går i rätt riktning.
Vill du veta vad ni kan göra för att öka företagets övergripande produktivitet? På Storyals garanterar vi våra kunder en ökad produktivitetspoäng när de använder sig av våra utbildningsprodukter.
Kontakta oss idag så berättar vi mer!