De senaste veckorna har antalet onlinemöten växt explosionsartat! Bilder av mötesdeltagare med roliga hattar eller huvud som en potatis har trendat på sociala medier. Detta har verkligen varit en välkommen lättnad i det annars så nedstämda informationsflödet under pandemin. Vem kan låta bli att skratta när man läser om en chef som fastnat som en potatis under ett videomöte? Men bortsett från roliga hattar och potatis så är frågan många ställer sig denna: Hur genomför man onlinemöten på ett effektivt sätt? Jag tänkte därför dela med mig av vad jag anser vara de fem bästa metoderna för effektiva onlinemöten med Microsoft Teams.
5 steg för effektiva onlinemöten
- Definiera de grundläggande frågorna: Varför, Vad, Vem och När
- Optimera förutsättningarna
- Moderera mötet
- Ta anteckningar
- Kom överens om uppföljning
1. Definiera de grundläggande frågorna: Varför, Vad, Vem och När
Precis som med alla möten (online eller fysiska) måste du först definiera varför mötet ska hållas, vad resultatet av mötet ska vara, vem som ska delta och när mötet ska hållas. Onlinemöten kan inkludera deltagare över hela världen, så du måste ta hänsyn till tidszoner och arbetstider. När du planerar möten inom din egen organisation kan du använda ”Schemaläggningsassistenten” i Outlook för att se när andra är tillgängliga för ett Teams-möte. Om du bokar möten med personer utanför din egen organisation kan du använda en gratis plugin från Microsoft – appen FindTime – för att skapa en mötesenkät. Det finns också ett antal jättebra bokningstjänster som du kan använda. Vi använder Bokningar i Microsoft 365 för de flesta av våra ”officiella” mötestyper. Jag använder även Appointlet för att ge externa personer möjlighet att boka ett antal olika typer av möten med mig.
När du väl har bestämt tiden för mötet, se då till att du skapar en ordentlig agenda så att alla vet varför mötet hålls och vilket resultat som önskas.
2. Optimera förutsättningarna
Tekniken är så avancerad idag att du kan få till en riktigt bra mötesupplevelse online. Men det finns några saker att tänka på:
a. Hitta en bra plats: Helst bör du sitta eller stå på ett lugnt ställe där du inte blir störd, med ett bra skrivbord/stol eller högt bord och god belysning. Jag vet att det kan vara svårt om du arbetar hemifrån och har ett trångt boende. Men försök att vara kreativ.
b. Slå på din kamera: Forskning visar att så mycket som 60–65 % av vår kommunikation är icke-verbal. Så för att förstå varandra ordentligt är det viktigt att se varandras kroppsspråk och ansiktsuttryck – så slå på kameran! Om din ”tysta” plats är i tvättstugan och du inte vill visa din bakgrund kan du välja en av de många tillgängliga bakgrunderna i Microsoft Teams. Ett annat alternativ är att ladda upp din egen. Tyvärr är detta inte superenkelt än. Vad du behöver göra är att ladda upp en bild till mappen ”Uppladdningar” på din dator – här finns detaljerade instruktioner. När den är uppladdad hittar du den som en av de tillgängliga bakgrunderna i Teams. Ladda upp en bild av ditt kontor (eller ditt drömkontor) och använd den om du inte vill visa dina verkliga omgivningar. IKEA har tagit fram attraktiva bakgrundsbilder du kan använda gratis till ditt onlinemöte.
Men tänk om du har en dålig hårdag, eller om du var sen till mötet och inte hade tid att duscha efter träningen? Sånt händer! Jag har märkt att människor är mycket mer ”förlåtande” idag och förstår att alla inte är ”uppklädda” i arbetskläder för ett onlinemöte. Med det sagt, så kan det hända att man inte känner för att visa upp sig ändå. Tyvärr finns det inga inbyggda filter i Teams, men det finns andra lösningar. Till exempel kan du ladda ner en app som heter Snap Camera och använda filtren där i dina Teams-möten. Jag använde ”make-up”-filtret en gång när jag inte hade tid att sminka mig (inte ansiktsmålningen på bilden nedan utan en vanlig sminkning) – men stängde sedan av det när kvinnan jag hade mötet med inte heller hade fixat till sig, så det kändes bara fel. Snap Camera är kul, men jag skulle inte rekommendera den om du (som jag) har ont om tid, för den fungerar inte jättesmidigt med Microsoft Teams – och du vill inte fastna som en potatis på ett viktigt möte….jpg?width=700&height=389&name=snap-in-teams-768x427%20(1).jpg)
c. Använd en ordentlig ljudenhet – jag måste erkänna att jag var ganska sen med att förstå vikten av detta. Tills min kollega som sitter i öppet kontorslandskap bytte till ett Teams-certifierat headset. Skillnaden var så uppenbar! Borta var allt bakgrundsbrus från andra människor som pratade, trafik utanför, luftkonditionering eller flygplan som flög förbi. Alla borde ha en bra ljudenhet – det är inte lika kul om hälften av mötesdeltagarna har stängt av sin mikrofon på grund av irriterande bakgrundsbrus.
3. Moderera mötet
Du behöver alltid någon som leder mötet. Någon som ser till att ni håller er till dagordningen, att ni bordlägger sådant som ni inte har tid med, att ni antecknar allas kommentarer och så vidare. I ett digitalt möte är det ännu viktigare att man har en moderator som säkerställer att får komma till tals. I Microsoft Teams ser man bara videokameran för de personer som är aktiva. Så om någon har stängt av mikrofonen eller inte pratar är det lätt att de glöms bort. Som moderator, se till att nämna personer vid namn, ställa frågor och be om feedback. Vid möten med många deltagare kan du be deltagarna att använda möteschatten för att ställa frågor. Du kan också skapa en enkätundersökning (före mötet) i till exempel Microsoft Forms som du ber deltagarna att fylla i under mötet för att hämta in kommentarer snabbt och enkelt. Det är också bra att använda en whiteboard för att visualisera vad du pratar om eller få människor engagerade och arbeta tillsammans. Det finns massor med appar du kan använda för brainstorming och planering online – Microsoft Whiteboard, Miro, FunRetro, Google Jamboard, Parabol, Retrotool – bara för att nämna några. Själv använder jag mestadels Microsoft Whiteboard (eftersom det är en del av Microsoft 365 och integrerat i Microsoft Teams). Jag använder pennan på min iPad Pro för att notera saker vi diskuterar medan jag delar samma whiteboard på min dator så att mötesdeltagarna kan se vad jag skriver. En enorm nackdel med Microsoft Whiteboard är att man ännu inte kan bjuda in externa mötesdeltagare för att samarbeta på whiteboardtavlan. Förhoppningsvis är en uppdatering på gång.
4. Ta anteckningar
Jag vet att det låter gammaldags, men mötesanteckningar är ett måste! Om ni inte dokumenterar vad ni kommit överens om och vem som ska göra vad efter mötet så blir resultatet lidande. Jag menar inte att man måste föra formella protokoll. Men man måste dokumentera vad mötet resulterade i. Om jag modererar eller leder mötet ber jag vanligtvis någon annan att ta anteckningar. Vid möten i Microsoft Teams finns alternativet ”Visa mötesanteckningar”. En Wiki-sida öppnas där du kan skriva anteckningar. Anteckningarna sparas då automatiskt kopplade till mötet i möteschatten.
Det är ett sätt. Personligen föredrar jag att använda OneNote för att ta anteckningar. Du kan enkelt skapa en sida med mötesanteckningar länkad till alla möten du har bokat. Antingen använder jag tangentbordet (om jag delar min skärm och mötesdeltagarna kan se vad jag skriver), eller så skriver jag för hand om jag pratar med människor via webbkameran och vill dokumentera vad de säger.
Efter mötet kan du enkelt dela dina anteckningar i OneNote med de andra mötesdeltagarna. Om jag har ett möte med personer i min egen organisation så delar jag bara länken till sidan i vår gemensamma OneNote-anteckningsbok. Om jag har möten med externa deltagare så brukar jag renskriva mina anteckningar lite och sedan dela dem via e-post. Du kan enkelt “Skicka sida via e-post” i OneNote och endast skicka sidan med dina mötesanteckningar till deltagarna.
5. Kom överens om uppföljning
Innan mötet avslutas måste ni komma överens om uppföljning. Hur håller ni koll på de saker som ska åtgärdas? Behöver ni ha ett nytt möte för att samordna lägesuppdateringar? Hur kommunicerar ni med varandra? Möteschatten finns kvar även efter ett möte i Microsoft Teams. Ska den användas för mötesuppföljning?
Min personliga erfarenhet är att möteschatten främst är till för själva mötet eller kort därefter för att dela mötesanteckningar eller besvara uppföljningsfrågor. Efter mötet är det vanligtvis bättre att gå tillbaka till andra kommunikationskanaler. Man vill heller inte ha för många chattgrupper.
Om du har möten med dina medarbetare och vill följa hur arbetet flyter på är det jättebra att definiera uppgifter och lägga in dem i ett verktyg. Vi använder Planner för att se till att alla vet vad som förväntas av dem. Tilldelade uppgifter kan synkroniseras med allas To Do-app så att du kan samla alla uppgifter på ett ställe.
Behöver din organisation hjälp med digital coachning? Tveka då inte att kontakta oss! Vi hjälper små som stora företag över hela världen att arbeta smartare med hjälp av Microsoft 365, och särskilt Microsoft Teams.